من الأنواع الأكثر شيوعًا لمستندات الأعمال
هناك الكثير من مستندات العمل المختلفة حسب النوع وطبيعة استخدامها والغرض منها فهي نوع من التواصل بين مقدمي الخدمة والعملاء ومنها:
رسائل البريد الإلكترونية في الأعمال
- عندما تمتلك عملاً أو مشروعًا، ستحتاج إلى طريقة احترافية للتواصل مع عملائك بالنسبة للعديد من الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال الصغيرة، فإن طريقة الاتصال الرائع أن تمتلك البريد الإلكتروني.
- أصبح البريد الإلكتروني الآن ضروري لإنجاز وإتمام الكثير من العمل للعديد من الأفراد؛ إنه عنصر حاسم لنجاح الموظفين في مجالات العمل المختلفة، بما في ذلك المحترفون والمتخصصون في الأعمال التجارية وغيرهم، حيث أصبح البريد الإلكتروني أصبح مطلب يومي أساسي.
- يتميز البريد الإلكتروني عن غيره بأكثر من خاصية رائعة، أهمها القدرة على إرسال واستقبال الرسائل بسرعة كبيرة، وتكلفة منخفضة عند مقارنتها بالمزايا التي تعود على كل من المرسل والمستقبل من الرسائل، وستكتشف أن هناك درجة عالية من المرونة في إرسال المرفقات باستخدام البريد الإلكتروني.
- تعتمد الشركات الكبيرة اليوم على هذا النوع من البريد الإلكتروني في خطتها لتوفير مجموعة من الأخبار للمستخدمين من أجل مواصلة التواصل معهم وتشجيع العديد من الأشخاص على الاشتراك في تلك المواقع.
- سيؤدي امتلاك عنوان بريد إلكتروني احترافي إلى منح شركتك المزيد من النفوذ عند مخاطبة عملائك الحاليين والمحتملين، مما سيساعدك على الظهور بمظهر احترافي.
- يتيح للمستخدم إرسال رسالة واحدة لجميع زملاء العمل في نفس اللحظة وميزة تخزين الرسائل لغرض المصادقة وأيضاً يمكن للمستخدم عمل تصنيفات للرسائل المخزنة.
- يمكن للبريد المستلم إعادة إرسال نفس الرسالة بنفس الدقة، كما يسمح بالتواصل مع البرامج التطبيقية وأي ملف يمكن إرسالها واستلامها بسرعة عالية.
- يتسم بأنه سهل الاستخدام، ويمكن تخزين الصور الهامة جواز السفر وبطاقة الهوية وبطاقة العائلة وغيرها، ثم القيام بالسحب في حالة السفر وضياع إحداها
- القدرة على ربط بعض الهواتف الذكية بالبريد بحيث يتم سحب الأرقام والصور والرسائل (حسب الرغبة) في بريدك الإلكتروني وتصفحها بسهولة.
- لا يوجد وسيط لإيصال الإيميل إليك فهو بين المرسل والمستقبل مباشرة، بل يمكنك نقل الرسالة من بريدك إلى آخر تلقائي.
- حينما تتفاعل شركتك مع العملاء عبر الإنترنت، فإن أهم شيء يمكنك القيام به هو غرس الثقة فيهم سواء كان الشخص الذي تراسله يبحث عن معلومات حول المنتجات والخدمات التي تقدمها، أو يريد الشكوى من تجربة سيئة، يجب عليك دائمًا تزويد عملائك بتجربة إيجابية.
البريد الالكتروني
- إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا ينتهي بـ “@ gmail.com” أو “@ yahoo.com”، فقد تعطي انطباعًا خاطئًا للعملاء بأنك لست جادًا بشأن عملك، سوف تجدهم يتساءلون عما إذا كان هذا البريد الإلكتروني جاء من جهة شرعية أم لا.
- يظهر وجود بريد إلكتروني مخصص أنك جاد بما يكفي لامتلاك بريد إلكتروني واسم مجال مطابقين، هذا يعني أنك لست مجرد شخص بريد إلكتروني مجاني، بل أنك تمثل شركة حقيقية وجادة، سيزيد ذلك أيضًا من مصداقيتك عند الرد على شكاوى العملاء أو عند الرد على ات والنقد عبر الإنترنت.
- يساعد استخدام اسم مجال عملك لإنشاء بريد إلكتروني عملائك على تذكر اسم شركتك عنوان موقع الويب، إذا كانوا يعرفون اسم شركتك بالفعل ويريدون البحث عنك عبر الإنترنت، فإن أول شيء يكتبونه هو اسم عملك ثم Com.
وثائق الأعمال الرقمية
- عبارة عن الأعمال الإلكترونية، التي تستخدم الإنترنت والاتصالات لتبادل المنتجات والخدمات بين الشركات والمجموعات والأفراد أحد الأنشطة الأساسية في أي عمل تجاري.
- مستندات الأعمالة الرقمية من أكثر أنواع وثائق الأعمال شيوعًا منذ ظهورها الأول حتى اليوم، بل إنها محور أساسي لكل شيء في الحياة في جميع مجالاتها العلمية والعملية والتدريسية وجميع المجالات الأخرى.
- لا يخلو مكان أو مجال من هذه التكنولوجيا الحديثة، التي لعبت دورًا رئيسيًا في تغيير مسارات الحياة العديدة، وجعلت العديد من المجالات تأخذ مسارات أخرى اعتمادًا على التطور التكنولوجي الذي حدث.
- أكثر مجالات التكنولوجيا انتشارا هي المجالات العلمية، واعتمادها الأكبر على الحاسوب وتطبيقاته وبرامجه الفعالة التي تخدم مصالح العمل الذي يقوم به الأفراد، وأهمها ما يعتمد على الوثائق.
- لا بد من وجود العديد من تلك البيانات والمستندات المتخصصة والتي تسمح لجميع الأفراد بحفظ كافة البيانات والمعلومات التي تخصه، وكذلك تمكنه من الحصول عليها وقت الحاجة.
- تختلف مستندات العمل بشكل كبير داخل الشركات والمؤسسات وتشمل رسائل البريد الإلكتروني وخطابات العمل وتقارير الأعمال.
ما هي خطابات العمل
- لا بد أن تكون على دراية كاملة أن هناك اختلافاً بين خطاب العمل والرسالة الشخصية من حيث الشكل العام وأسلوبه وطريقة كتابته، وهناك عدة شروط يجب الالتزام بها عند كتابة خطاب عمل.
- خطاب العمل هو وثيقة رسمية مكتوبة بأسلوب وطريقة معينة تستخدمها شركة أو هيئة رسمية معينة عند مخاطبتها من قبل شركات أو مؤسسات أو هيئات رسمية أخرى.
- أو عندما تتواصل الشركة وعملاؤها، حيث يطلب المستهلك خدمة من الشركة، ويتلقى ردًا في شكل خطاب عمل يصف الخدمة وتكاليفها والظروف التي يتم تقديمها بموجبها.
- لا بد أن تكون رسالتك قصيرة ومعبرة مهما كانت التفاصيل صغيرة أو انتهاك التفاصيل المهمة. يجب أن تكون تصريحاتك جادة، وليست فكاهية أو خيالية، وبعيدة عن اللغة الأدبية أي تكون ذات طبيعة رسمية.
- تكتب باللغة العربية الفصحى لا بد أن يكون خطابك واضح ومحدد ولا تنتقل إلى محور جديد حتى تنتهي من سرد كل ما يتعلق بالمحتوى السابق دون إطالة أمده، وعندما ترد على رسالة، افعل الشيء نفسه.
ما هي تقارير العمل
إنها وثيقة رسمية تعرض وتناقش كافة المعلومات والبيانات التي لها صلة بمجال عملك ووظيفتك، عادة ما يتم توجيه تقارير العمل إلى أشخاص محددين مثل المدير – المشرفين هناك.
- التقارير التي تتم كتابتها بخصوص العمل، أهمها تقارير المبيعات، أو البيانات أو التقارير التي تخص الماهيات والميزانية.
- عند كتابة تقارير العمل لا بد من أن تكون على دراية ببعض الأمور وأن تتسم بمهارة كتابة التقارير، ويكون لديك خبرة سابقة عن كتابة تلك التقارير.
- يجب أن تكون لغة التقرير بسيطة ومفهومة وواضحة ومهنية في نفس الوقت، مع تجنب الإطالة والتعبئة غير المبررة.
- لا بد من تحديد الجهة التي سيُقدم إليها التقرير، سواء كان المدير المباشر للعمل أو الإدارة العليا، أو يمكن للجهات الأخرى الاستفادة منه، مما يؤثر على المعلومات التي يحتويها، والتي من المفترض أن تقديم صورة واضحة للموضوع المطلوب.
- لا بد من معرفة طبيعة التقرير والغرض منه التقرير حتى يسهل تحديد المعلومات اللازمة بشكل صحيح وجمع البيانات ذات الصلة وترتيبها.
- بناء هيكل التقرير والعناوين الرئيسية والفرعية وتسلسل عرض الإجراءات والحقائق واعتماد النماذج التي قد يطلبها بعض أصحاب العمل من دوائر حكومية، أو منظمات دولية.
- لا بد من تنظيم وترتيب التقرير بحيث يكون مرقم ويتضمن عناوين رئيسية وفرعية متسلسلة بشكل منطقي مما يمكن الإدارة أو الجهة من الوصول إلى المعلومات المطلوبة بطريقة سهلة، وتحقيق الهدف المنشود.
- يجب فحص التقرير ومراجعته بعناية قبل تقديمه في شكله النهائي، ويوصى بترك الملف لبعض الوقت لمدة ساعة أو أكثر إن أمكن والعودة لإلقاء نظرة نهائية، مما يساعد على اكتشاف الأخطاء وحذف المعلومات التي قد تكون غير مفيدة أو مكررة.
- الحرص على عدم تضمين أفكار وإضافات غير ذات صلة قد تشتت انتباه المحتوى.