يسعدنا أن نقدم لكم في هذا المقال موضوعًا عن كيفية عمل جرد للمخازن ، فهي عملية تحدث في حال نقل ملكية الشركة أو تصفيتها ، ولكنها تحدث من حين لآخر لتحديد عداد المنتجات الموجود داخل مخازن الشركة ؛ هذا لمعرفة المنتجات المفقودة لتزويدهم بها ، مع العلم أنه كلما كان المستودع أكبر وأكثر اتساعًا ، ستكون عملية الجرد أكثر صعوبة ، لكننا سنعرض لك بعض الطرق البسيطة لجرد المتاجر من خلال موسوعة.
كيفية جرد المخازن
تعتبر عملية جرد المخازن عملية مهمة في أي شركة تجارية أو مطعم أو متجر ، لأنه من خلال هذه العملية تتعرف على العناصر التي تحتاجها ، وبالتالي لا يمكن إخراج المخزون دون اتباع قواعد الإدارة لتبادل المنتجات منها المخزن ، وهي أيضًا عملية مراجعة جميع كميات الأصناف الموجودة داخل المستودع منظم بطريقة منظمة وفي فترات زمنية معينة ، أو بطريقة مفاجئة ، وبالتالي هناك ثلاثة أنواع لعملية جرد المستودعات:
عملية الجرد الدوري
يتم تطبيق هذه العملية في نهاية السنة المالية ، وإليك شروط هذه العملية:
- عمل جرد لجميع أنواع المواد في المستودع.
- تتوقف عمليات التبادل والدخول التابعة في المتجر.
- إذا كان للمخزن فروع أخرى ، يتم إجراء عملية الجرد على مستوى الفرع في نفس الوقت.
- يتم جرد المخازن على أساس القيمة النقدية والبنود من حيث الكمية.
- يتم تسجيل نتيجة الجرد في الكشوف بعد التحقق منها بدقة ، وذلك لإعداد الحسابات في الميزانية العمومية.
عملية جرد دائمة
يعتبر هذا النوع من المخزون من الأنواع الشائعة التي تقوم بها المحلات والشركات ، لأن هذه العملية تتم بأقل تكلفة ، ويمكن إجراؤها في أي وقت ، ومن ثم يمكنك اكتشاف السرقات أو العناصر التالفة داخل المتجر ، في بالإضافة إلى قلة كمية المواد ، وبهذه الطريقة يمكنك الابتعاد عن الخسارة ، حيث يكون التسجيل في هذه العملية في وقته ووقت اكتشافه ، وذلك لتجنب تسجيل المشتريات في حساب المشتريات. لأنه من المفترض أن يكون في عمليات المخزون ، لأن بند المشتريات ينتمي إلى بند المصروفات.
عملية الجرد المفاجئ
الجرد المفاجئ ينتمي إلى الجرد المستمر من حيث سهولة القيام به في أي وقت ، ويتم دون علم مسبق للتأكد من كميات المواد داخل المخزن ، مما يستلزم:
- معرفة أضرار المواد والأصناف وتاريخ انتهاء صلاحيتها.
- رؤية السرقات داخل المحل.
- عمل بيان تدقيق المخزون.
- تأكد من تسجيل نفقات المواد على الفور في بطاقة العنصر ، وأن رصيد المتجر يساوي رصيد الكتاب.
- سياسات مراقبة المخزون.
- عدم صرف البضاعة من المحل بدون فاتورة.
- التأكد من التسلسل الصحيح للفاتورة وأرقام السندات ومراجعتها باستمرار.
- احتفظ بالفواتير في مكان مغلق أو آمن.
- صلاحية العاملين داخل المستودع ومراقبة دخولهم وخروجهم من والى المخزن.
- احتفظ بمفاتيح المتجر.
- يجب أن يؤخذ في الاعتبار للتحقق من التاريخ المهني لكل عامل داخل الشركة أو المتجر التجاري قبل التعيين.
- وضع كاميرات مراقبة داخل المستودع.
فوائد جرد المستودعات
التأكد من أن رصيد نظام الجرد يعكس واقع المستودع الحقيقي ، ومن ثم يتم ملاحظة العديد من الأخطاء في حالة وجود اختلاف ، حيث تكون الأخطاء في كتابة سندات المستودعات أو يكون الاختلاف ناتجًا عن السرقة أو الإهمال ، وفي جميع الأحوال يجب التحقق من الاختلاف لأنه يؤثر على تكلفة المنتجات المصنعة وذلك لأن المواد المفقودة تعتبر تالفة وما يترتب على ذلك من انخفاض في الربح.
الآن عزيزي القارئ ، إذا كان لديك متجر أو شركة ، يمكنك الآن إجراء عملية الجرد بطريقة بسيطة وسلسة