من الممكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة من خلال سؤال يهتم به أحدث الموظفين أو المديرين ، فبعد انتشار وباء كورونا ، يعمل الكثير من الأشخاص من المنزل ويحتاجون إلى وسيلة للقاء في مختلف على الإنترنت حتى لا يضطروا للذهاب إلى مكان العمل.
يمكن عقد اجتماعات جماعية للموظفين في أماكن مختلفة عن طريق
أصبح من الممكن الآن عقد اجتماعات للموظفين على الإنترنت من خلال مؤتمرات الفيديو ، وهي وسيلة اتصال يمكن أن تجمع عددًا معينًا من الأشخاص وتنقل الصوت والصورة منهم وإليهم كما لو كانوا جالسين معًا. توجد هذه التقنية في العديد من البرامج والأنظمة الأساسية مثل:
- برنامج “Zoom”: هو برنامج سهل الاستخدام إلى حد ما وهو مجاني ، على الرغم من وجود نسخة مدفوعة تمنح المستخدم المزيد من المزايا. عيبه الوحيد هو أنه يحتاج إلى مزيد من الأمان ، حيث يمكن اختراقه وأحيانًا التجسس على الاجتماعات التي تجري فيه.
- تطبيق Blue Jeans: يعتمد هذا البرنامج على تقنية الحوسبة السحابية ، وهو ليس مجانيًا ، لكن لديه نسخة تجريبية مجانية لمدة ثلاثين يومًا. لم يتم الكشف عن سعر أعلى مستوى من الخدمات في البرنامج.
- برنامج “Life Size”: هو برنامج عالي الدقة ومدفوع بالكامل ، حيث لا توجد حزم مجانية ، وتقتصر فترة تجربته على أربعة عشر يومًا فقط ، ويتطلب استخدامه أجهزة إلكترونية باهظة الثمن إلى حد ما لأنه يعمل فقط على أنظمة تشغيل محددة .
- Adobe Connect: برنامج آمن للغاية يستخدم لعقد اجتماعات الشركات المهمة ، ويتميز بإمكانيات تحرير الفيديو والعديد من خطط الاشتراك المخصصة. بالإضافة إلى عقد الاجتماعات ، يتم استخدام هذا البرنامج أيضًا لإنشاء العروض التقديمية وتحميل المواد التدريبية عن بُعد ومشاركة وحدات التعلم. لا توجد سلبيات لهذا البرنامج إلا أنه مكلف للغاية.
- برنامج اجتماعات Cyberlink u: هذا البرنامج مجاني ويعتمد على المستعرض ، مما يجعله مثاليًا للشركات الصغيرة والمحدودة ولا يتطلب التنزيل. عيبها الوحيد هو أنه لا يمكن تسجيل مقاطع الفيديو عليها.
- يتميز برنامج Google Hangouts المخصص للمؤتمرات التي تعتمد على الطاقة السحابية بتكامله مع G Suite ، كما أنه سهل الاستخدام نسبيًا لما يتمتع به من ميزات عديدة ، وأسعاره تنافسية للغاية ومنخفضة للخدمات التي يقدمها ، ولكن لا توجد فترة تجريبية ، على الرغم من أنه من المحتمل أن تتم إضافة هذه الميزة قريبًا جدًا.
- انتقل إلى تطبيق الاجتماع: وهو برنامج مصمم خصيصًا لعقد المؤتمرات عن بُعد والاجتماعات عبر الإنترنت. يتميز بإمكانية فتح غرفة اجتماعات خاصة منبثقة من الاجتماع الأصلي ويتميز بنسخة تجريبية مجانية.
- “انضم إلي”: هو أحد البرامج الجديدة ويتميز بأنه برنامج مجاني للشركات الصغيرة أو الأفراد ، لذا فإن أي اجتماع حوله يكون مجانيًا لما يصل إلى ثلاثة أشخاص وأي شيء أكثر من ذلك يقع في نطاق المدفوع مستويات البرنامج.
- برنامج “Ring central”: وهو برنامج ضعيف نوعًا ما ، حيث تقتصر ميزاته على الاجتماعات الصوتية ومشاركة الشاشة. يمكن إضافة عدد الأشخاص في هذا البرنامج ما بين أربعمائة شخص ، وهناك أيضًا نسخة تجريبية مجانية من البرنامج.
- High Five: هو برنامج فريد يدمج الأجهزة والبرامج الأساسية في الاجتماع ويتضمن العديد من الخيارات مثل مشاركة الشاشة ، والقدرة على تسجيل الاجتماع ، والقدرة على جدولة الاجتماعات.
- أي تطبيق اجتماع: هو برنامج مدفوع بالكامل يقدم خطتين للاستخدام ، الأولى تسمح باستضافة ما لا يزيد عن عشرة أشخاص في اجتماع واحد والثانية تسمح باستضافة ما لا يزيد عن ثلاثين شخصًا في اجتماع واحد. يحتوي البرنامج على جميع مزايا البرامج الأخرى من إمكانية الدردشة ، ومشاركة الشاشة ، والقدرة على إرسال دعوات الاجتماع ، والقدرة على إرسال تذكيرات الاجتماع إلى عناوين البريد الإلكتروني ، والقدرة على تسجيل الاجتماعات ، والعيب الوحيد لهذا البرنامج هو العدد الصغير نسبيًا من الأشخاص المسموح لهم بالمشاركة في الاجتماعات.
- برنامج “Blizz”: وهو من البرامج المجانية نسبيًا حيث يمكن عقد مؤتمرات لا تزيد عن خمسة أشخاص ، أما إذا تجاوز العدد خمسة أشخاص فيجب على صاحب المؤتمر الاشتراك في الخطط المدفوعة للبرنامج ، يتميز بأمانه القوي وسهولة استخدامه ووجود كافة الميزات الموجودة في البرامج الأخرى به.[1]
الدردشة والاجتماعات والاتصالات والتعاون Microsoft Teams
مزايا استخدام منصات مؤتمرات الفيديو
هناك العديد من الميزات الثابتة التي توفرها منصات مؤتمرات الفيديو لمستخدميها ، سواء كانت هذه المنصات مجانية أو بسعر ، وأي حزمة يشترك فيها المستخدم. هذه الميزات هي:
- ميزة بدء الاجتماع حيث يمكن لأي مستخدم استضافة اجتماع بنفسه بدلاً من أن يكون مشاركًا فيه.
- ميزة الحصول على حصة من الشاشة يمكن للمستخدم أن يظهر لبقية المشاركين في الاجتماع ما يفعله على حاسوبه الشخصي أثناء المؤتمر. هذه الحصة من الشاشة بمثابة شاشة مصغرة.
- وميزة القدرة على تسجيل الاجتماع وإرساله لمن لم يحضر أو الاحتفاظ به في سجل الملف كوثيقة للاجتماع.
- ميزة عرض الشرائح لتنظيم المعلومات تتيح هذه الميزة للمستخدم تنظيم معلوماته في شكل شرائح يتم عرضها على التوالي.
- ميزة المحادثة الخاصة حيث يمكن لاثنين أو أكثر من المشاركين في الاجتماع الانتقال إلى محادثة خاصة بينهما معزولة عن بقية أعضاء الاجتماع لتبادل الملاحظات أو الإجابة على الأسئلة أو لأي سبب آخر.
- وميزة مؤتمرات الفيديو حيث يمكن لجميع المشاركين رؤية بعضهم البعض أثناء المؤتمر.
- ميزة توافر الدعم الفني ، حيث يوجد على جميع المنصات مجموعة من عمال الدعم الفني لمساعدة المشاركين في الاجتماعات على معرفة كيفية عمل المنصة في المرات الأولى لاستخدامها.
كيفية تحديث التايمز للطلاب بخطوات مفصلة
عوامل نجاح عقد المؤتمرات عبر الفيديو
هناك العديد من العوامل التي قد تؤثر سلباً أو إيجاباً على نجاح المؤتمرات واجتماعات الفيديو ، ومن هذه العوامل:
- الحصول على مكان مناسب للاجتماع لمجرد أن الاجتماع عبر الإنترنت أو عن بُعد لا يعني أن الاجتماع يمكن أن يتم في أي مكان ، يجب أن يكون المكان الذي يُعقد فيه الاجتماع هادئًا وخالٍ من الانحرافات.
- اختيار الملابس المناسبة للاجتماع بحيث يكون المظهر لائقًا وخطيرًا ، لا يعني أن الاجتماع يتم عن بُعد أثناء تواجد الموظفين في منازلهم أنه اجتماع كوميدي أو أنه فقد طابعه الجاد.
- الإنترنت الجيد حيث تؤثر جودة الإنترنت على جودة الاجتماع نفسه. إذا كانت الشبكة ضعيفة ، سيتم تشويه الصورة وسيتم قطع الصوت ، مما يؤدي إلى عدم قدرة أعضاء الاجتماع على التركيز.
في النهاية ، علمنا أنه من الممكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة عبر الإنترنت ، حيث لم يعد هذا شيئًا بعيدًا أو وهميًا ، بل أصبح ضرورة حياتية بسبب وصول التكنولوجيا إلى الجميع جزء من حياتنا ، لذا فإن معرفة كيفية إنشاء مؤتمرات عن بعد ناجحة تعد أهم المنصات التي تقدم خدمة إنشاء المؤتمرات عن بعد ضرورة العصر ، وليست مجرد ترف.